1時間の仕事が5秒!VBAができる事務は少ないけど使えると有利

IT学習

事務作業を効率化したい。。

他の事務職の人はマクロ(VBA)を使ったりしてるのかな。

と疑問を持っていませんか。

いきなり結論から入りますが、事務職でVBAができる人は僕の経験上10%もいません。

VBAが難しいからではなく、そもそもマクロ(VBA)を知らない人が大多数だと思います。

ということで今回は

「Excel作業を効率化したい!」と悩んでいる事務職の方
・事務職で働きたいけど「VBAの知識は必要なの?」と考えている方

へ向けて、事務職でExcel VBAができなくても問題ないが、できるとめちゃくちゃ楽な理由をお伝えします。

・記事を書いている僕

常駐先のシステム部で仕事を効率化するツールをVBAで作成しています。

前職は接客や営業だったので、Excelの行と列すら分からないほど低スキルでした。

この記事を読むことで、事務職でマクロ(VBA)ができれば仕事がどれだけ楽か分かります。

逆にやってはいけないこともお伝えするので、事前に回避できるようになるはずです。

それでは、見ていきましょう。

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事務職でExcel VBAをできる人は少ない

冒頭でもお伝えしましたが、事務職でExcel VBAをできる人は少ないです。

僕はこれまで3社で仕事をしてきましたが、事務職の方でマクロを自由に操っている人を見たことがあるのはたった1人だけです。

今は常駐先のシステム部として働いてますが、経理や総務部の方からExcelの問い合わせを受けるとしても関数の使い方ぐらいです。

なので僕の経験から、事務職にとってVBAは絶対必要なスキルではありませんし、無理して覚えなくても大丈夫です。

事務職はVBAを使えなくても全然大丈夫です。あくまでプラスαだと思ってください

事務職でExcel VBAができたら仕事がめちゃくちゃ楽

僕はこれまで営業事務の仕事や、今はシステム部としてExcelを使った入力作業をよくやるのですが、単純作業が1時間以上続くと結構疲れます。

そんな手間なExcelの入力作業が、VBAを使えるとまさかの5秒で完結します。

1時間が5秒?嘘ついてない?

「ほんまかい!」って思いますよね。より実感してもらえるように、僕の経験をひとつご紹介したいと思います。

1時間かかった面倒な集計作業が5秒で片付いた話

僕は普段Web会議システムの利用状況をExcelに入力しているのですが、この作業がめちゃくちゃ面倒でした。

別の集計用Excelファイルに一つひとつ入力する作業で、手入力でやると普通に1時間以上かかります。

毎回面倒やし、何とかしたいな~

残業も増えるしとにかく面倒だったので、VBAの知識は少しあったことから、ネットで色々調べながらマクロを作りました。

集計結果のCSVファイルからデータを取り込んで、所定のセルに値を入力するだけのマクロですが、それでも1時間かかった作業がなんと5秒で完成しました。

1回きりの作業であれば手入力でも問題ないですが、定例作業であればマクロを作る時間が最初にかかるだけで、後は毎回5秒で片付くのでめちゃくちゃ楽です。

僕は浮いた時間で他の仕事を片付けたり、コーヒーを飲みながらこっそりネットサーフィンしてます。

仕事しろよ。

す、すいません。。

VBAは絶対できる必要はありませんが、使えるとめちゃくちゃ楽なので、余裕があれば基礎だけでも習得することをおすすめします。

Excel VBAを仕事で使う前に気を付ける事

VBAが使えるとExcel作業がめちゃくちゃ楽になります。ですが、気を付けないといけないポイントが2つあります。

①共有ファイルの扱いには気を付ける
②必ずコピーしたファイルで試すこと

どちらも知らずに仕事で使っていると、取り返しのつかいないことになるかもしれません。

①共有ファイルの扱いには気を付ける

Excel VBAで作成したマクロを自分だけが使うなら構いませんが、部署で共有するファイルの場合は注意が必要です。

それはエラーになったときに、直せる人があなたしかいない事です。

僕も一度問い合わせを受けたことがありますが、昔だれかが作成したマクロにエラーが発生し、誰も作業ができなくなる事態が発生しました。

幸い私含めたシステム部の人間で修正できましたが、皆が使うExcelファイルには安易にマクロを埋め込まない方が賢明だと思います。

VBAを使うのは自分のExcelファイルだけにしましょう

②必ずコピーしたファイルで試すこと

Excel VBAで作成したマクロを一度実行すると、元に戻せません。

大事なデータが入力されているExcelファイルでマクロを実行して、誤ってデータが消えてしまっても取返しがつきません。

僕もVBAを覚えたてのときは、知らずにマクロを実行して何度かデータを作り直しする羽目になりました。。

そうならないように、Excelファイルをコピーしてバックアップをとった状態で、マクロを作成することをおすすめします。

大事なデータを扱うときは、必ずExcelファイルをコピーしてから試そう

Excel VBAはどうやって覚えたらいい?

皆で使うファイルにマクロを埋め込む場合は、誰が使ってもエラーが発生しないように考慮する必要があるのである程度経験が必要です。

ですが、自分だけのファイルの場合は、簡単なVBAからどんどん試していいと思います。

あれもこれもマクロにするとかなり大変なので、まずは「選択したセルの書式や色を変える」など、1行でできるVBAを試してみることをおすすめします。

僕も初心者の頃は、一つひとつ調べながら試していきましたよ!

仕事をしながら新しいことを学習するのは大変ですが、とりあえず参考書を読んでみて、実際にVBAを試してみるところからスタートしてみましょう。

VBA初心者でも理解しやすく、簡単な1行VBAから試せるとっておきの参考書があったので、「VBA試してみようかな」という方は下のボタンからチェックしてみてください。

まとめ

事務職でExcel VBAをできる人は少ない理由と、メリットや注意点を合わせて紹介してきました。

何度も言ってしまいますが、VBAが使えるようになるとExcel作業がめちゃくちゃ楽になります。

事務職はVBAを使えなくても問題はないので、プラスαのスキルとして余裕があれば学習してみましょう。

仕事で試すときは自分のExcelファイルだけにして、必ずバックアップを取ってから試してみてください。

無理だけはせずに、楽しみながらExcel VBAを知っていきましょう!

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